SuperOffice Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wurde am 8. November 2018 veröffentlicht. Die vorherige Versionen können Sie hier einsehen.

SuperOffice ist dazu verpflichtet, den Schutz Ihrer Daten in Übereinstimmung mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) 2016/679 vom 27. April 2016 zu leisten und zu achten. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wann und warum wir personenbezogene Daten sammeln, wie wir sie verwenden, die Bedingungen, unter denen wir sie anderen gegenüber offenlegen können, und wie wir sie schützen. Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung unserer Produkte und für unsere Tätigkeiten in Verkauf, Marketing und bei der Erfüllung von Kundenverträgen. Sie trifft auch auf Einzelpersonen zu, die eine Stelle bei SuperOffice suchen.

Wer sind wir?

SuperOffice AS entwickelt und liefert die Customer Relationship Management (CRM)-Software, welche Marketing-, Verkaufs- und Kundenserviceprozesse unserer Kunden unterstützt. Der Hauptsitz unserer Firma ist in Oslo, Norwegen, und unsere Tochterunternehmen befinden sich in Norwegen, Schweden, Dänemark, Deutschland, den Niederlanden, dem Vereinigten Königreich, der Schweiz und Litauen. Die eingetragene Firmenanschrift des Hauptsitzes lautet Wergelandsveien 27, 0167 Oslo, Norwegen.

Datenverantwortlicher ist SuperOffice AS und unser Datenschutzbeauftragter kann kontaktiert werden unter: privacy@superoffice.com.

Der Datenschutzbeauftragte des für die Verarbeitung Verantwortlichen ist:

Christian Wyrwich, SuperOffice GmbH, Martin-Schmeißer-Weg 3b, 44227 Dortmund, Deutschland, Tel.: +49 231 75860, E-Mail: privacy@superoffice.com

Website: www.superoffice.de

Jede betroffene Person kann sich jederzeit bei allen Fragen und Anregungen zum Datenschutz direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

Wann sammeln und verarbeiten wir personenbezogene Daten über Sie?

• Wenn Sie unsere Produkte verwenden, und Sie liefern personenbezogene Daten in den Produkten.
• Wenn Sie persönlich, per Korrespondenz, über Telefon, Social Media oder unsere Websites mit uns interagieren. Dazu gehört auch, wenn Sie als Vertreter eines Unternehmens mit uns interagieren, wie zum Beispiel einen Vertrag mit uns abschließen oder uns für Support oder andere Fragen kontaktieren. Bitte beachten Sie, dass wir personenbezogene Daten aus den sozialen Medien nicht übertragen und die personenbezogenen Daten nicht auf andere Weise außerhalb der Social-Media-Plattform verarbeiten.
• Wenn wir personenbezogene Daten aus anderen legitimen Quellen sammeln, zum Beispiel Datenaggregatoren von Drittanbietern, Marketing-Partnern von SuperOffice, öffentlichen Quellen oder sozialen Netzwerken. Wir verwenden diese Daten nur, wenn Sie uns Ihre Einwilligung dazu gegeben haben, dass Ihre personenbezogenen Daten mit anderen geteilt werden.
• Wir können personenbezogene Daten sammeln, wenn dies als von berechtigtem Interesse betrachtet wird und dieses Interesse nicht von Ihren Datenschutzinteressen außer Kraft gesetzt wird. Vor der Sammlung von Daten stellen wir sicher, dass eine Bewertung durchgeführt wird. Sie gewährleistet, dass ein gegenseitiges Interesse für Sie und SuperOffice besteht.

Warum sammeln und verwenden wir personenbezogene Daten?

Wir sammeln und verwenden personenbezogene Daten hauptsächlich zur Durchführung von Direktverkäufen, Direktmarketing und Kundenservice. Außerdem sammeln wir Daten über Lieferanten, Partner und Bewerber oder Mitarbeiter unserer Firma.

Wir können Ihre Informationen zu den folgenden Zwecken verwenden: 

• Um Ihnen Marketing-Kommunikation zu senden, um die Sie gebeten haben. Dies kann Informationen über unsere Produkte und Dienstleistungen, Veranstaltungen, Aktivitäten und Werbeaktionen zu den Produkten und Dienstleistungen unserer assoziierten Partner umfassen. Diese Art von Kommunikation basiert auf einem Abonnement und verlangt Ihre Zustimmung.
• Kunden erhalten standardmäßig SuperOffice-Abonnements, können sich aber jederzeit für eine Abmeldung entscheiden.
• Um Ihnen Informationen zu den Produkten und Dienstleistungen zukommen zu lassen, die Sie bei uns gekauft haben.
• Um Aktivitäten des Direktverkaufs durchzuführen, wenn berechtigtes und gegenseitiges Interesse besteht.
• Um Ihnen Angaben zu Inhalten und Veranstaltungsorten zu einem Webinar oder einer Veranstaltung, zu der Sie sich angemeldet haben, zukommen zu lassen.
• Um auf eine Bitte um Kontaktaufnahme und andere Web-Formulare (z.B. zum Herunterladen eines Whitepapers) zu antworten, die Sie auf einer der SuperOffice Websites ausgefüllt haben. 
• Um eingehende Anfragen zu bearbeiten (Kundensupport, E-Mails, Chats oder Anrufe).
• Um Ihnen Zugriff auf ein Free Trial von SuperOffice CRM und damit verbundene Services zu gewähren.
• Um Ihnen Zugriff auf unser Kundensupportportal oder auf die SuperOffice Community-Website zu gewähren.
• Um Vertragsverpflichtungen wie Auftragsbestätigungen, Angaben zur Lizenz, Rechnungen, Mahnungen und dergleichen nachzukommen. Der Vertrag kann direkt mit SuperOffice oder mit einem Partner von SuperOffice abgeschlossen worden sein.  Wird der Vertrag mit SuperOffice geschlossen, kann der Vertrag digital geschlossen werden, um ein effizienteres Handling von Vertrags-und Kundenbetreuung zu ermöglichen, einschließlich der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
• Um Sie über eventuelle Störungen bei unseren Services zu informieren (Systemmeldungen).
• Um Sie zur Durchführung von Umfragen über Ihre Meinung zu unseren Produkten und Services zu kontaktieren.
• Zur Rekrutierung und Bearbeitung von Bewerbungen.

Unsere Rechtsgrundlage für die Sammlung personenbezogener Daten

Sammlung von personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer Einwilligung 

Die Sammlung personenbezogener Daten, die auf der Einwilligung des Betroffenen basiert, erfolgt über die Verwendung von „Einwilligungsformularen“, in denen die Dokumentation zur Einwilligung durch die Einzelperson gespeichert wird. Einwilligungen von Einzelpersonen werden stets in unseren Systemen gespeichert und dokumentiert. Wir können Personen, die zugestimmt haben, digitales Marketingmaterial wie zum Beispiel Marketing per E-Mail zusenden.

Sammlung von personenbezogenen Daten aufgrund von Verträgen

Wir verwenden personenbezogene Daten zur Erfüllung unserer Verpflichtungen in Bezug auf Verträge und Vereinbarungen mit Kunden, Partnern und Lieferanten. 

Sammlung von personenbezogenen Daten aufgrund von berechtigtem Interesse

Wir können personenbezogene Daten verwenden, falls dies als von berechtigtem Interesse betrachtet wird und dieses Interesse nicht von den Datenschutzinteressen der Betroffenen außer Kraft gesetzt wird. Normalerweise wurde zum Festlegen einer Rechtsgrundlage für die Datensammlung eine Bewertung vorgenommen, bei der ein gegenseitiges Interesse für SuperOffice und die Einzelperson identifiziert wurde. Diese Rechtsgrundlage bezieht sich in erster Linie auf unsere Vertriebs-und Marketingzwecke, und wir können auf Grundlage berechtigten Interesses Informationen über Produkte und Dienstleistungen an unsere Kunden senden. Wir informieren Einzelpersonen stets über ihre Datenschutzrechte und den Zweck der Sammlung von personenbezogenen Daten.

Welche Art von personenbezogenen Daten wird gesammelt? 

Wir sammeln neben dem Namen und den Kontaktdaten Ihrer Firma auch Namen, Telefonnummer, Funktion und E-Mail-Adresse. Wenn Sie ein Vertreter Ihres Unternehmens sind, verarbeiten wir Ihre persönlichen Kontaktdaten in Zusammenhang mit dem Unternehmen. Bei Vertragsabschluss mit uns kann die Unterschrift elektronisch erfolgen und die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beinhalten. Wir können außerdem von Ihnen übermitteltes Feedback, Kommentare und Fragen aus servicebezogener Kommunikation und Aktivitäten sammeln wie zum Beispiel aus Meetings, Anrufen, Dokumenten und E-Mails. Wir können über unsere Websites die IP-Adresse und die auf der Seite durchgeführten Aktivitäten sammeln.

Wenn Sie auf unserer Community-Website Fotos oder Videos hochladen, Beiträge oder Kommentare usw. hinzufügen, können die Informationen von allen jedem gelesen werden, der Zugang zur Community-Website hat und für Zwecke verwendet werden, über die SuperOffice oder Sie keine Kontrolle haben. Darum haftet SuperOffice nicht für Informationen, die Sie an die Community-Website übermitteln.

Wenn Sie sich bei SuperOffice um eine Stelle bewerben, sammeln wir die Daten, die Sie uns während des Bewerbungsprozesses zur Verfügung stellen.

SuperOffice sammelt und verarbeitet keine besonderen Kategorien von personenbezogenen Daten wie öffentliche eindeutige Kennungen oder sensible personenbezogene Daten. 

Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie wir es für die Erfüllung des Zwecks, zu dem die personenbezogenen Daten gesammelt wurden, für erforderlich halten, während wir zugleich die Notwendigkeit für uns berücksichtigen, Ihre Anfragen zu beantworten oder mögliche Probleme zu klären, um Anforderungen laut den anwendbaren Gesetzen einzuhalten, uns um alle Rechtsansprüche/Beschwerden zu kümmern, und auch zu Sicherungszwecken.

Das bedeutet, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nach Ihrer letzten Interaktion mit uns über einen vernünftigen Zeitraum hinweg aufbewahren können. Wenn die von uns gesammelten personenbezogenen Daten nicht länger benötigt werden, werden wir sie auf sichere Weise zerstören. Wir können Daten zu statistischen Zwecken verarbeiten. In solchen Fällen werden die Daten jedoch anonymisiert. 

Ihre Rechte zu Ihren personenbezogenen Daten

Sie haben hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten die folgenden Rechte:

• Das Recht darauf, eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten, die SuperOffice über Sie aufbewahrt, zu verlangen.
• Das Recht, SuperOffice zur Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten aufzufordern, falls sie falsch oder veraltet sind.
  • Wenn Sie Kunde oder Partner sind und ein Profil auf unserer Community-Website registriert haben, können Sie Ihr Benutzerprofil aktualisieren, indem Sie sich bei der Community anmelden und „Profil bearbeiten“ auswählen.
  • Wenn Sie Kunde sind und SuperOffice CRM Online nutzen, können Sie Ihr Benutzerprofil in SuperOffice aktualisieren, indem Sie sich in SuperOffice anmelden und die Option „Meine Kontaktdaten anzeigen“ auswählen, um Ihre Angaben zu bearbeiten.
• Das Recht, zu verlangen, dass Ihre personenbezogenen Daten gelöscht werden, wenn deren Speicherung für SuperOffice nicht mehr länger notwendig ist.
• Das Recht, alle Einwilligungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit zu widerrufen. Wie zum Beispiel Ihre Einwilligung zum Erhalt von E-Marketing-Mitteilungen: 
  • Wenn Sie Ihre Einwilligung zum E-Marketing widerrufen möchten, nutzen Sie bitte den Link zur Verwaltung Ihrer Abonnements, der in unserer Mitteilungen enthalten ist. Bitte beachten Sie, dass Sie nach wie vor Systemmeldungen und administrative Mitteilungen von SuperOffice wie Auftragsbestätigungen, Systemnachrichten und Benachrichtigungen zu Ihren Kontoaktivitäten erhalten können.
• Das Recht darauf, zu verlangen, dass SuperOffice Ihnen Ihre personenbezogenen Daten bereitstellt, und, falls möglich, diese Informationen direkt (als portables Format) an einen anderen Datenverantwortlichen weiterleitet, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag basiert.
• Das Recht darauf, eine Beschränkung für weitere Datenverarbeitung zu verlangen, falls es in Bezug auf die Richtigkeit oder die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Streitigkeiten gibt.
• Das Recht darauf, der Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu widersprechen, falls die Datenverarbeitung auf berechtigtem Interesse und/oder Direktmarketing basierte.

Alle Anfragen zu Ihren Datenschutzrechten sollten an privacy@superoffice.com gesendet werden.

Die Verwendung von Cookies

Wir verwenden Cookies, um Informationen zu sammeln, wenn Sie auf den Websites des Unternehmens surfen. Zu Informationen über das Surfen auf Websites gehören Standardinformationen von Ihrem Webbrowser wie Browsertyp und Browsersprache, Ihre Internet Protocol (IP)-Adresse und die Aktionen, die Sie auf den Websites des Unternehmens vornehmen, zum Beispiel die aufgerufenen Webseiten und die angeklickten Links.

Diese Informationen werden zur Optimierung der Websites verwendet und auch zur Bereitstellung von Geschäfts- und Marketinginformationen für Website-Eigentümer und zur Sammlung von personenbezogenen Daten wie Browsertyp und Betriebssystem, Webseite, von der verwiesen wird, Pfad über die Webseite, ISP-Domain usw. Dies soll das Verständnis dafür verbessern, wie Besucher eine Website nutzen. Cookies und vergleichbare Technologien helfen uns dabei, unsere Website auf Ihre persönlichen Bedürfnisse zuzuschneiden und Sicherheitsbedrohungen und Missbrauch zu erkennen und zu vermeiden. Wenn sie allein verwendet werden, werden Sie persönlich nicht durch Cookies identifiziert.

Wenn Sie Ihre Zustimmung zu Cookies auf unseren Webseiten zurückziehen möchten, können Sie Ihren Webbrowser aufrufen und diese deaktivieren. 

Tracking: Um den Besuchern unserer Website ein besseres Kundenerlebnis bieten zu können, verwendet SuperOffice eine Reihe von Marketing-Tools. Sie ermöglichen es uns, gesammelte Daten wie Scrollmuster oder Klicks der Besucher zu analysieren, um festzustellen, welche Seiten zu den besten Aktionen führen. SuperOffice verwendet jedoch keine auf Sie persönlich zurückführbaren Daten, indem es eines dieser Marketinginstrumente einsetzt. Wir nutzen Google Analytics als Drittanbieter: Datenschutzerklärung.

Remarketing: SuperOffice verwendet Tracking Cookies zum Remarketing und Conversion-Pixel von Google, LinkedIn und Facebook, um Ihnen spezielle Angebote für unsere Produkte oder Dienstleistungen über das Google Content Network und über soziale Netzwerke zu machen Dies kann dazu führen, dass Sie nach dem Besuch unserer Website eine Anzeige für eines unserer Produkte oder eine unserer Dienstleistungen sehen. Darüber hinaus erstellt SuperOffice auch maßgeschneiderte Zielgruppen, die auf E-Mails von Abonnenten und Kunden basieren, um spezielle Angebote für unsere Produkte und Dienstleistungen über soziale Medien und das Google Content Network vorzulegen. SuperOffice verwendet Ihre personenbezogenen Daten jedoch nicht, indem es einen der Remarketing-Dienste verwendet, außer um Ihnen spezielle Angebote von uns zu unterbreiten. Bei der Nutzung von Remarketing können einige personenbezogene Daten zur Identifizierung des Nutzers, wie Name, E-Mail und/oder Telefonnummer, an den Anbieter der Werbung oder ein Social-Media-Netzwerk (wie Facebook) übertragen werden. SuperOffice verwendet Retargeting, um Einzelpersonen (etwa bestehende Benutzer von SuperOffice) von Retargeting auszuschließen und um Einzelpersonen (etwa potentielle neue Nutzer von SuperOffice) einzubeziehen.

Für Remarketing nutzen wir folgende Drittanbieter (mehr dazu unten unter „Verwendung von Unterauftragnehmern“):

Facebook:  Opt-out von Facebook-Remarketing hier
Google: Opt-out von Google Remarketing hier
Linkedin:  Opt-out von LinkedIn-Remarketing hier 

In einigen Fällen anonymisieren wir die Daten zwischen SuperOffice und den oben genannten Diensten über Hashing, um Ihre Sicherheit zu gewährleisten.

Weitere Informationen zur Verwaltung von Cookies in Ihrem Browser finden Sie hier: http://www.aboutcookies.org.uk/managing-cookies  

Teilen wir Ihre Daten mit anderen?

Wir teilen, verkaufen, vermieten oder handeln Ihre Informationen nicht ohne Ihre Einwilligung mit und an Drittanbieter, mit den unten beschriebenen Ausnahmen:

Drittanbieter von Dienstleistungen, die in unserem Namen tätig sind:

Wir können Ihre Informationen an unsere Lieferanten, Mitarbeiter, Unterauftragnehmer und andere verbundene Organisationen weitergeben, sodass sie in unserem Namen Dienstleistungen für Sie erbringen können.

Drittanbieter von Produkten, mit denen wir zusammenarbeiten: 

Wir arbeiten eng mit verschiedenen Drittanbietern von Produkten zusammen, damit Ihnen eine Reihe von Produkten und Dienstleistungen zur Verfügung stehen, die Ihre erweiterten CRM-Bedürfnisse erfüllen sollen (z. B. in unserem App Store erhältliche Apps). Wenn Sie eine Anfrage zu einem oder mehreren dieser Produkte haben oder einen Kauf abschließen, verwendet der zuständige Drittanbieter von Produkten Ihre Angaben, um Ihnen Informationen zur Verfügung zu stellen oder seine Verpflichtungen aus allen Verträgen, die Sie mit ihm abgeschlossen haben, zu erfüllen. In einigen Fällen treten unsere Drittanbieter von Produkten als Datenverarbeiter Ihrer Informationen auf, weshalb wir Ihnen raten, ihre Datenschutzrichtlinie zu lesen und eine Datenverarbeitungsvereinbarung abzuschließen. Diese Drittanbieter von Produkten werden Ihre Informationen mit uns teilen und wir werden sie in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung verwenden.

Falls gesetzlich vorgeschrieben:

Wir legen Ihre personenbezogenen Informationen offen, wenn dies gesetzlich erforderlich ist, oder wenn wir als Firma den berechtigten Grund zur Annahme haben, dass eine Offenlegung wichtig für den Schutz der Rechte unserer Firma ist, und/oder um einem gerichtlichen Verfahren, einem Gerichtsbeschluss oder einem Rechtsweg nachzukommen. Wir werden jedoch tun, was in unserer Macht steht, um sicherzustellen, dass Ihre Datenschutzrechte geschützt bleiben.

Verwendung von Unterauftragnehmern (Verarbeiter und Subverarbeiter)

Wir können Unterauftragnehmer nutzen, damit sie personenbezogene Daten in unserem Namen verarbeiten, wir sind für die Sicherstellung dessen verantwortlich, dass diese sich zur Einhaltung dieser Datenschutzrichtlinie und der geltenden Datenschutzverordnung verpflichten, indem sie eine Datenverarbeitungsvereinbarung unterzeichnen.

Verarbeitet der Unterauftragnehmer personenbezogene Daten außerhalb der EU/ des EWR, muss eine solche Verarbeitung in Übereinstimmung mit dem EU Privacy Shield Framework, den EU-Standardvertragsklauseln zur Übertragung in Drittländer oder einer anderen, explizit angegebenen Rechtsgrundlage für die Übertragung von personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgen.

Wird im Zusammenhang mit unserem CRM Online-Service ein neuer Unterauftragnehmer vertraglich verpflichtet oder kommt es zu einem Wechsel des Unterauftragnehmers, werden die Kunden unseren Nutzungsbedingungen entsprechend benachrichtigt. Ein Verzeichnis der zugelassenen Subverarbeiter ist Teil unserer Datenschutzvereinbarung, die im Trust Center verfügbar ist.

Facebook:  Opt-out von Facebook-Remarketing hier
Google: Opt-out von Google Remarketing hier
Linkedin:  Opt-out von LinkedIn-Remarketing hier

In einigen Fällen anonymisieren wir die Daten zwischen SuperOffice und den oben genannten Diensten über Hashing, um Ihre Sicherheit zu gewährleisten.

Weitere Informationen zur Verwaltung von Cookies in Ihrem Browser finden Sie hier: http://www.aboutcookies.org.uk/managing-cookies  

Änderungen an dieser Datenschutzerklärung

SuperOffice behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern. Sie finden die geltende Version stets auf unseren Websites. Wir legen Ihnen nahe, diese Datenschutzerklärung gelegentlich zu prüfen, um sicherzugehen, dass Sie mit allen Änderungen einverstanden sind.

Wenn wir Änderungen vornehmen, die unsere Datenschutzpraktiken wesentlich ändern, werden wir Sie vor Inkrafttreten der Änderung per E-Mail benachrichtigen oder eine Mitteilung auf unseren Websites posten. 

Ihr Recht auf Einreichen einer Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Wenn Sie mit der Art und Weise, wie Ihre persönlichen Daten verarbeitet wurden, unzufrieden sind, können Sie in erster Instanz privacy@superoffice.com kontaktieren.

Wenn Sie weiterhin unzufrieden sind, haben Sie das Recht, sich zwecks Entscheidungsfindung direkt an Ihre nationale Aufsichtsbehörde zu wenden. Die Aufsichtsbehörden können kontaktiert werden unter: 

• Norwegen
  Datatilsynet
  www.datatilsynet.no 

• Schweden:
  Datainspektionen 
  www.datainspektionen.se
• Dänemark:
  

  Datatilsynet
  www.datatilsynet.dk 

• Deutschland:
  Jedes einzelne Bundesland in Deutschland hat eine Datenschutzbehörde, die für die Durchsetzung von Datenschutzgesetzen verantwortlich und für die Datenverantwortlichen zuständig ist, die im betreffenden Bundesland eingesetzt sind.
• Niederlande
  Autoriteit Persoonsgegevens  
  autoriteitpersoonsgegevens.nl
• Vereinigtes Königreich:
  Information Commissioner’s Office (ICO)
  ico.org.uk
• Schweiz
  Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB)
  

  www.edoeb.admin.ch

• Litauen
  Valstybinė duomenų apsaugos inspekcija in Lithuanian 
  ada.lt