CRM-Software ist heute wichtiger denn je.
So wichtig, dass 80 % der weltweit führenden Unternehmen CRM-Software einsetzen, um mehr Kunden zu gewinnen und zu halten, einen besseren Kundenservice zu bieten und nachhaltige Kundenbeziehungen aufzubauen.
Die Wahl des richtigen CRM-Systems ist ein wichtiger erster Schritt – aber es ist das weitere Vorgehen, das über Erfolg oder Misserfolg Ihres CRM-Systems entscheiden kann.
Nach unserer Erfahrung sind mittelständische Unternehmen mit drei wesentlichen Herausforderungen konfrontiert, wenn es darum geht, mit ihren CRM-Investitionen signifikante Resultate zu erzielen: Förderung der Benutzerakzeptanz, Sicherstellung der Datenqualität und Integration in bestehende Systeme.
Um Ihnen dabei zu helfen, Ihre Investition rentabel zu machen, werden wir auf jede dieser Herausforderungen einzeln eingehen und mögliche Lösungsansätze skizzieren.
Legen wir los.
Herausforderung 1: Akzeptanz bei den Endnutzern fördern
Auf der Suche nach einem CRM-System könnte man meinen, dass die schwierigste Hürde, die es zu überwinden gilt, mit der Technologie zu tun hat.
Aber in Wirklichkeit geht es um Menschen.
Menschen hassen Veränderungen.
Vor allem diejenigen, die sich daran gewöhnt haben, auf die „alte Art“ zu arbeiten und keine Veränderungen akzeptieren wollen. (Was ist falsch daran, wie ich es bisher gemacht habe?)
2021 wollten Forscher in der maritimen Industrie herausfinden, was es Arbeitnehmern leicht oder schwer macht, neue Technologien zu nutzen, und wie sich dies auf ihre Zufriedenheit sowie die Anzahl ihrer Fehltage auswirkt.
Die Ergebnisse waren nicht überraschend und gelten auch für die CRM-Implementierung – die erfolgreiche Akzeptanz neuer Technologie hängt von verschiedenen Faktoren einschließlich Engagement des Managements, Mitarbeiterbeteiligung und Schulung ab.
Lösung:
Jeder will wissen: „Was bringt mir das?“
Um diese Hürde zu überwinden, ist es wichtig, die Vorteile der CRM-Einführung klar zu kommunizieren und aufzuzeigen, wie die Arbeit der Mitarbeiter dadurch einfacher und effizienter wird.
Die Forschung zeigte, dass Mitarbeiter zufriedener und glücklicher sind, wenn sie verstehen, wie sich neue Technologie positiv auf ihre Arbeit auswirkt.
Zeigen Sie in der Einführungsphase, wie die CRM-Lösung bei der Verwaltung von Kundendaten hilft, manuelle Arbeit reduziert und die Entscheidungsfindung verbessert wird.
SuperOffice bietet Self-Service Ressourcen wie eine umfangreiche Wissensdatenbank, FAQs und Tutorial-Videos, mit denen Ihr Team selbstständig mehr über das System lernen und ein besseres Verständnis für das CRM-System entwickeln kann.
Wenn Sie eine maßgeschneiderte Schulungen bevorzugen, können wir Ihnen auch dabei helfen, die Schulung für einzelne Funktionen in Vertrieb, Marketing und Service zuzuschneiden.
Unser Rat?
Führen Sie nicht einfach eine neue Lösung in Ihrer Organisation ein.
Je mehr sich Ihre Mitarbeiter als Teil des Prozesses fühlen, desto mehr Unterstützung werden Sie von den Teammitgliedern erhalten.
Herausforderung 2: Gewährleistung der Datenqualität
Ihre CRM-Datenbank ist nur so gut wie die Daten, mit denen Sie sie füttern.
Das versteht sich von selbst: Wenn Ihre Daten von schlechter Qualität sind, werden Ihre Ergebnisse von ebenso schlechter Qualität sein.
Aus diesem Grund ist die Pflege qualitativ hochwertiger Daten in Ihrem CRM-System von entscheidender Bedeutung, da sich dies direkt auf die Art und Weise auswirkt, wie Sie Ihre Kundenbeziehungen verwalten.
Eine Studie von Experian hat ergeben, dass 94 % der Unternehmen vermuten, dass ihre Kunden- und Interessentendaten in irgendeiner Weise fehlerhaft sind, was bei einigen Unternehmen zu Verlusten von durchschnittlich 15 Millionen $ Verlust pro Jahr führen kann.
Kurz gesagt: Gute Datenqualität zahlt sich aus!
Lösung:
Wir sind alle nur Menschen. Fehler werden gemacht.
Schlechte Datenqualität kann Kopfschmerzen verursachen. Von doppelten Datensätzen über fehlerhafte Informationen bis hin zu inkonsistenter Dateneingabe - jeder dieser Faktoren kann Chaos in Ihrem System verursachen.
Um diese Probleme zu minimieren, sollten Sie von Anfang an eine CRM-Strategie verfolgen.
Ein Leitfaden ist ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Kundenbeziehungsmanagement (CRM). Er hilft jedem in Ihrem Unternehmen zu verstehen, warum etwas zu tun ist, was getan werden muss und wie es getan werden muss.
Dies führt letztendlich zu besseren Ergebnissen.
Legen Sie im Leitfaden klare Richtlinien für die Dateneingabe fest.
Sie können zum Beispiel schreiben
- So berichten wir in unserem Unternehmen über Verkäufe.
- So erfassen und verfolgen wir Leads.
- So aktualisieren und verwalten wir unsere Kundenprofile.
Sie sollten nicht nach dem Motto „einmal machen und dann vergessen“ verfahren.
Routineleitfäden sollten nicht statisch sein. Stellen Sie sicher, dass Sie den Leitfaden regelmäßig überprüfen und aktualisieren, um mit den Veränderungen in Ihrer Organisation Schritt zu halten.
Mit der Zeit wird Ihr System zwangsläufig doppelte Daten und veraltete Informationen enthalten.
Beauftragen Sie Ihre Teams mindestens zweimal im Jahr mit der Datenbereinigung.
Folgende Daten sollten Sie sich dabei genau anschauen:
- Unternehmen
- Ansprechpartner
- E-Mail-Adressen
- Postleitzahlen der Unternehmen
- Städte der Unternehmen
- Projekte
... und mehr!
Um die Bereinigung zu erleichtern, bieten CRM-Systeme wie SuperOffice Duplikaterkennung und Massenaktualisierungen, die Ihnen helfen, einen Teil des Prozesses zu automatisieren.
Herausforderung 3: Integration in andere Systeme
Ihr CRM-System ist ein wichtiger Bestandteil Ihres Unternehmens.
Statt es als eigenständige Software zu betreiben, sollten Sie es in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren.
Dadurch wird nicht nur sichergestellt, dass die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens reibungslos ablaufen, sondern Sie erhalten auch jederzeit eine vollständige 360-Grad-Sicht auf Ihre Kunden.
Vielleicht fragen Sie sich, was Sie zuerst integrieren sollten.
Fangen Sie hier an:
Einige Unternehmen möchten ihr Marketing-Automatisierungstool integrieren.
Andere möchten die Integration ihres Customer Service Systems.
Wir empfehlen, mit Ihren Office-Produktivitätstools zu beginnen.
Durch die Integration Ihres CRM-System in Ihre Office-Produktivitätswerkzeuge können Sie Ihren Teams helfen, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, Zugriff auf gemeinsame Kalender und Dateien zu bieten und sicherzustellen, dass Kundendaten korrekt sind - alles an einem Ort.
Die meisten kleinen bis mittleren Unternehmen nutzen entweder Microsoft 365 oder Google-Anwendungen.
SuperOffice lässt sich in beide integrieren.
Die Integration von Dokumenten (Word, Excel, PowerPoint) mit den SuperOffice Web Tools ermöglicht das Erstellen, Bearbeiten und Speichern von Dokumenten mit Microsoft-Anwendungen aus und in SuperOffice CRM.
Um E-Mails (Outlook) in SuperOffice zu integrieren, können Sie entweder Mail Link (Teil der SuperOffice Web Tools) oder SuperOffice für Outlook SuperOffice für Outlook verwenden. Damit können Sie E-Mails in SuperOffice CRM archivieren.
Und natürlich sollten Sie auch Ihre Termine (Outlook-Kalender) integrieren.
Statt zwei getrennte Kalender zu führen, führen Sie beide in einem zusammen.
In SuperOffice können Sie Ihre Outlook- und SuperOffice-Kalender mit dem SuperOffice Synchronizer zusammenführen.
Wenn Sie die Google-Anwendungen nutzen, können Sie SuperOffice CRM mit der Dokumentenverwaltung von Google-Workspace-Dokumentenverwaltung sowie Gmail integrieren.
Die nächste Anwendung, die wir zur Integration empfehlen, ist Ihr Enterprise-Resource-Planning-System (ERP).
Dies ist eine der von unseren Kunden am häufigsten genutzten Integrationen.
Die Kombination dieser beiden Lösungen trägt dazu bei, dass alle Informationen aus Ihren Aktivitäten mit Kundenkontakt nahtlos mit Backend-Transaktionen wie Finanzen und Lagerbestand synchronisiert werden, so dass Sie über eine einzige Quelle verfügen, um jeden Teil der Customer Journey zu verfolgen.
Denken Sie daran, dass die Integration der beiden Systeme weit mehr ist als nur ein „Mausklick“.
Wir empfehlen unseren Kunden, sich zunächst mit allen möglichen Vorteilen vertraut zu machen. So können Sie sich ein genaues Bild davon machen, wie die Integration die Abläufe in Ihrer Organisation verbessern kann.
Wenn alles ausgearbeitet ist, können Sie dann entscheiden, wie es weitergehen soll.
Auf diese Weise erhalten Sie eine Lösung, die genau Ihren Bedürfnissen entspricht.
Fazit
CRM-Erfolg ist mehr als die Auswahl der richtigen CRM-Lösung für Ihr Unternehmen.
Damit sich Ihre Investition auszahlt, müssen Sie bei der langfristigen Implementierung des Systems einen proaktiven Ansatz verfolgen.
Bei der Implementierung und Verwaltung eines CRM-Systems müssen mehrere zentrale Herausforderungen bewältigt werden, darunter die Förderung der Akzeptanz bei den Endnutzern, die Gewährleistung der Datenqualität und die Integration mit anderen Systemen.
Indem Sie diese Herausforderungen direkt angehen, können Sie das Potenzial Ihrer CRM-Lösung voll ausschöpfen, was zu besseren Kundenerlebnissen und einer höheren Teamproduktivität führt.
Wenn Sie SuperOffice CRM noch nicht nutzen, vereinbaren Sie eine kostenlose Demo und wir zeigen Ihnen, wie Sie unser CRM-System (und unser Expertenteam) nutzen können, um besser mit Ihren bestehenden Kunden zu arbeiten.