Fortschrittliche Technologien, wie digitale und cloudbasierte Business-Management-Lösungen, haben der Bauindustrie eine Reihe von neuen Möglichkeiten eröffnet.

Eine Branche, die traditionell mit Herausforderungen wie Projektverzögerungen, Budgetüberschreitungen, Fehlerkosten, der Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften und schlecht koordinierten Arbeitsabläufen und Ressourcen konfrontiert ist, setzt heute mutig auf neue, digitale Arbeitsprozesse, die der Unternehmensstrategie mehr Tempo verleihen, Prozesse optimieren und Ergebnisse steigern.

Das Bauwesen steht vor einer digitalen Herausforderung

Die Bauindustrie ist eine komplexe Branche, die viel Einsatz, Präzision und Konzentration erfordert.

Bauprojekte sind häufig groß und komplex. Millionen-Euro-Budgets, zahlreiche Mitarbeiter und unzählige Auftragnehmer, Lieferanten und Partner müssen koordiniert und kontrolliert werden.

Angesichts des zunehmenden globalen Wettbewerbs wächst der Druck, Projekte erfolgreich, termin- und budgetgerecht abzuschließen.

Doch die Branche muss sich einer noch größeren Herausforderung stellen: Bei der Einführung moderner Technologien hinkt sie deutlich hinterher. Laut einem Bericht des McKinsey Globe Institute war die Bauindustrie noch vor wenigen Jahren die am zweitwenigsten digitalisierte Branche der Welt.

Glücklicherweise hat die Baubranche begonnen, ihre Beziehung zur digitalen Welt radikal zu verbessern.

Durch die Abkehr von weitgehend manuellen Prozessen und althergebrachten Systemen setzt die Branche nun vermehrt effektivere Arbeitsweisen ein. Digitale Lösungen wie CRM helfen dabei, Bauprojekte effizienter, nachhaltiger und sicherer zu machen, effizientere Geschäftsprozesse zu gestalten und das Kundenerlebnis zu verbessern.

Doch wie genau haben erfolgreiche Bauunternehmen neue Technologien eingeführt, um ihre Projekte und Ressourcen noch besser zu organisieren?

Wir stellen 5 Möglichkeiten vor, wie Bauunternehmen SuperOffice CRM dazu nutzen, Geschäftsabläufe, Projekte und Kundenprozesse neu zu gestalten.

1. Mehr Kontrolle über Projektphasen und Beteiligte

Laut der Harvard Business Review durchlaufen alle Projekte, ob groß oder klein, dieselben vier Phasen im Projektmanagement: Vorbereitung, Planung, Durchführung und Abschluss. Auch wenn jede Phase ganz unterschiedlich ist, überscheiden sie sich in Projekten.

So planen Sie beispielsweise ein Projekt in der Regel zunächst mit einem ungefähren Budget und einem geschätzten Abschlussdatum. Sobald Sie in der Vorbereitungs- und Implementierungsphase sind, definieren Sie die Details des Projektplans und beginnen mit der Durchführung. Dadurch ergeben sich neue Informationen und Sie passen das Budget und das Abschlussdatum entsprechend an. Mit anderen Worten: Sie passen Ihre Planung immer weiter an, je besser Sie das Projekt in seiner Gesamtheit verstehen.

Für ein erfolgreiches Projektmanagement ist es deshalb entscheidend, einen vollständigen Überblick über das Projekt zu behalten, während sich Meilensteine, Pläne und Budgets immer weiterentwickeln.

Bei großen und komplexen Projekten, an denen eine große Zahl an Kunden, Lieferanten und Partnern beteiligt ist, ist es umso wichtiger, die gesamte Dokumentation und Kommunikation an einem Ort zu zentralisieren und zu verwalten.

SuperOffice CRM-Projekt erstellen Sie Projekte, die Ihnen unkompliziert Zugriff auf und Einblick in alle Aktivitäten, Beteiligten, Kundenanfragen, Verkäufe, Dokumente, Qualitätssysteme und Konten eines Projekts bieten – alles an einem Ort.

Mit zahlreichen Optionen zur App-Integration können Sie SuperOffice CRM mit anderen Systemen wie Ihrer ERP-Software verbinden, um sicherzustellen, dass alle relevanten Finanz- und Verwaltungsinformationen gespeichert werden. Oder stellen Sie eine Verbindung zu externen Datenbanken her, um relevante projekt- und vertriebsbezogene Informationen über anstehende Bauprojekte zu importieren. Andere Integrationen unterstützen Sie bei der automatischen Ablage und beim Sortieren von Dokumenten und Aktivitäten in Ordnern.

Ein SuperOffice-Projekt bietet Ihnen einen stets aktuellen 360-Grad-Blick auf das gesamte Geschehen. Sie können die Projektinformationen auf Basis der beteiligten Unternehmen anzeigen, um einen Überblick über alle Auftragnehmer, Subunternehmer und Lieferanten in den unterschiedlichen Phasen des Bauprojekts zu erhalten und so die Akteure in der Branche noch besser kennenlernen und Beziehungen in ihrem erweiterten Netzwerk pflegen.

Abbildung 1: Mit SuperOffice CRM-Projekten haben Sie immer einen 360-Grad-Blick auf Ihre Projekte und alle Beteiligten.

2. Besseres Ressourcenmanagement für optimale Auslastung

Für Bauprojekte werden üblicherweise schweres Gerät, Ausrüstung, große Mengen an unterschiedlichsten Baustoffen und eine große Zahl an Arbeitskräften benötigt.

Oftmals ist es nicht leicht, den Überblick über alle beteiligten Komponenten zu behalten und gleichzeitig das Erreichen der Projektziele und die Erfüllung der Kundenanforderungen miteinander in Einklang zu bringen. Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass die Projektphasen rechtzeitig begonnen und abgeschlossen werden, dass das Material den Anforderungen entspricht und rechtzeitig bereitgestellt und mit maximaler Effizienz genutzt wird.

Ohne ein zentrales Ressourcenmanagement können Projekte nicht nur hinter dem Zeitplan zurückfallen, sondern auch unrentabel werden.

Folgende Echtzeit-Informationen sind der Schlüssel für ein erfolgreiches Ressourcenmanagement:

• Welche Ressourcen werden benötigt?
• Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?
• Wo befinden sich die Ressourcen?
• Wie können diese Ressourcen entsprechend geplant und verteilt werden?

Dafür benötigen Sie ein funktionierendes Ressourcenmanagement-System.

Der SuperOffice CRM-Kalender kann Ihnen genau das bieten.

Sobald Sie alle Ihre Ressourcen im System hinterlegt haben, können Sie genau sehen, was sie tun und wo sie sich befinden und die Auslastung intelligent planen und steuern.

Der Kalender kombiniert die Funktionalität eines üblichen Terminkalenders zum Eintragen von Terminen mit der Möglichkeit, Geräte wie z. B. einen Bagger, einen Transporter oder auch ein bestimmtes Gewerk zu buchen.

Sie können sogar benutzerdefinierte Kalenderansichten für bestimmte Ressourcengruppen erstellen, um die Auslastung und Verfügbarkeit von Geräten oder Arbeitskräften noch leichter im Blick zu behalten.

Abbildung 2: Behalten Sie Ihre Ressourcen stets im Blick, um eine optimale Auslastung zu gewährleisten.

3. Mit Leitfäden und Vorlagen Best Practices umsetzen

Bauprojekte sind groß und komplex. Aufgrund einer Vielzahl unterschiedlicher Beteiligter und mehrerer Phasen besteht die Gefahr, dass Aufgaben durchrutschen und unbemerkt unerledigt bleiben.

Ganz gleich, ob Sie der Bauleiter oder einer der vielen Lieferanten sind, das Letzte, was Sie wollen, ist eine Verzögerung, die dazu führt, dass teure Maschinen und Arbeitskräfte warten müssen, bis die Arbeiten nachgeholt sind – oder schlimmer noch, für Vertragsverstöße haftbar gemacht zu werden.

Eine Möglichkeit, das zu verhindern, ist ein schrittweiser Prozess, der sicherstellt, dass gesetzte Fristen und die Einhaltung der Vorschriften immer an erster Stelle stehen.

Beginnen Sie mit klar definierten Phasen und Meilensteinen, die mit Ihrem Projektverlauf – vom Projektstart bis zur Lieferung – verknüpft sind und die Ihr gesamtes Team verstehen und unterstützen. Legen Sie dann die wichtigsten Phasen fest und beschreiben Sie genau, was in jeder Phase passieren soll. Stellen Sie alle erforderlichen Protokolle und Dokumente bereit, die in den einzelnen Phasen benötigt werden.

Mit SuperOffice CRM können Sie einen Projektleitfaden erstellen, der Ihre Prozesse und Ihre Qualitätsvorgaben abbildet. Sie können einen digitalen Projektleitfaden erstellen, der

• die Best Practices und definierte Prozesse Ihres Unternehmens berücksichtigt;
• sicherstellt, dass Ihre Teams auf einheitliche und strukturierte Weise und den behördlichen Auflagen entsprechend arbeiten;
• Arbeitsanweisungen und Dokumentenvorlagen bereitstellt, die in den jeweiligen Projektphasen erstellt und archiviert werden müssen;
• darüber informiert, wann welche Folgearbeiten durchgeführt werden müssen.

Ohne einen solchen Projektleitfaden müssen Sie jeden einzelnen Projektfortschritt manuell nachverfolgen, um sicherzustellen, dass in jeder Phase die richtigen Arbeitsschritte ausgeführt werden. Dies kostet nicht nur viel Zeit und Energie, sondern führt auch zu Engpässen für Ihr Team und verlangsamt letztendlich den gesamten Prozess.

Abbildung 3: Nutzen Sie einen Projektleitfaden, um sicherzustellen, dass Ihr Team und Ihr Projekt die Vorschriften einhalten und definierten Prozessen folgen.

4. Mit Dokumentenmanagement den Vorschriften immer einen Schritt voraus

Aufgrund der Komplexität der Projekte überrascht es kaum, dass die Bauindustrie eine der am stärksten regulierten Branchen ist.

Da gibt es nicht nur vertragliche Vereinbarungen zwischen Eigentümer, Auftragnehmer und Subunternehmern, auch die Baufirmen selbst müssen bei ihrer Arbeit Bauvorschriften, Versicherungsbedingungen sowie eine Vielzahl von Sicherheitsvorschriften und vieles mehr berücksichtigen.

Wird selbst die kleinste Vorschrift nicht eingehalten, kann das gesamte Projekt zum Stillstand kommen und für den Auftragnehmer entsteht ein erhebliches Risiko für Strafen, Gerichtsverfahren oder andere unangenehme und teure Konflikte.

Eine wichtige Voraussetzung für die Einhaltung von Vorschriften ist die Dokumentation. Dafür ist ein System zur Dokumentation wichtig, das leicht zugängliche, korrekt versionierte Dokumente an einem zentralen Ort bereitstellt.

Viele Auftragnehmer verlassen sich nach wie vor auf Papier, Aktenschränke und andere überholte Mittel zur Erfassung von Dokumenten und Daten. Diese Methoden führen oft dazu, dass das Auffinden von Dokumenten zeitaufwändig ist, Dokumente verloren gehen oder im Falle von Naturereignissen oder Einbrüchen nicht wiederhergestellt werden können.

Mit SuperOffice CRM können Sie über die Microsoft Office-Integration Dokumente direkt im System erstellen, speichern und abrufen. Mit dieser Lösung können Sie Dokumente automatisch am richtigen Ort abspeichern und sie in jeder Phase Ihres Projekts finden und nutzen.

Da SuperOffice CRM eine cloudbasierte Lösung ist, können Sie nicht nur unkompliziert auf jedes Dokument zugreifen und Änderungen daran nachverfolgen, sondern auch verschiedene App-Integrationen verwenden, die die Dateistruktur und Dokumentation automatisch für Sie verwalten.

Darüber hinaus können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Dokumentation regelmäßig gesichert wird und von jedem Gerät und von überall zugänglich ist.

Sollte es Fragen in Bezug auf die Einhaltung von Vorschriften geben, z. B. ein Konflikt mit einem Subunternehmer oder Bedenken hinsichtlich der konsequenten Einhaltung von Sicherheitsvorschriften, haben Sie die Antworten in Sekundenschnelle zur Hand.

Abbildung 4: Erstellen und verwalten Sie Ihre Dokumente direkt in SuperOffice CRM.

5. Bessere Zusammenarbeit und Kommunikation mit effektiven Werkzeugen

Kommunikation ist entscheidend für die erfolgreiche Durchführung und den Abschluss eines jeden Bauprojekts.

Da an jedem Bauprojekt zahlreiche Parteien beteiligt sind, kann es immer wieder zu Missverständnissen und damit zu Verzögerungen kommen.

Damit alle wie eine gut geölte Maschine zusammenarbeiten, benötigen Sie verschiedene zuverlässige Kommunikationskanäle, nicht nur um effektiv Informationen auszutauschen, sondern auch, um alle Absprachen zentral und systematisch an einem Ort zusammenzuführen.

Telefonate, Kundenservice-E-Mails, SMS, Live-Chat-Nachrichten und auch Posts in den sozialen Medien sind die Kommunikationskanäle, die häufig von Kunden, Partnern, Lieferanten, Auftragnehmern und Subunternehmern genutzt werden.

Ohne einen systematischen Ansatz ist es wahrscheinlich, dass Informationen in Telefonaten oder in Postfächern stecken bleiben. Und sollte jemand krank werden oder vergessen, eine Nachricht weiterzuleiten, kann das für Sie umfangreiche (und kostspielige!) Störungen und Verzögerungen zur Folge haben. Ganz zu schweigen von der Zeit, die für die Suche nach den benötigten Informationen aufgewendet wird.

SuperOffice Service bietet ein automatisiertes Ticketing-System, das alle eingehenden Nachrichten erfasst, ordnet und an die richtigen Personen weiterleitet.

Ganz gleich, ob Ihre Partner oder Zulieferer Sie lieber über Chat, SMS, E-Mail oder Telefon kontaktieren – SuperOffice Service sammelt und dokumentiert alle Nachrichten an einem Ort.

Jede Anfrage erhält automatisch eine eindeutige Referenznummer und wird in ein Warteschlangensystem eingeordnet. Anhand dieser Nummer kann die gesamte Kommunikation verfolgt werden. So erhält Ihr Team Zugriff auf alle Informationen, die es für seine Arbeit benötigt, um das Projekt voranzutreiben.

Und das Beste daran: Alle Vorgänge sind transparent. Unterschiedliche Abteilungen im Unternehmen können ganz einfach auf dieselben Informationen zugreifen. So können Sie Betriebsabläufe besser organisieren und die Beziehung zu Ihren Lieferanten stärken.

Abbildung 5: Die gesamte Projektkommunikation ist in einem SuperOffice CRM-Projekt zugänglich und dokumentiert.

Bei der ausgehenden Kommunikation unterstützt Sie SuperOffice Marketing dabei, Ihre Kunden und Partner über Projekte und Statusänderungen auf dem Laufenden zu halten.

So können Sie beispielsweise Kunden und Partnern ein Mailing senden, um jeden im Projekt erreichten Meilenstein zu „feiern“ und über den aktuellen Stand des Projekts zu informieren.

Und bei Verzögerungen können Sie entweder alle Projektteilnehmer in einem Mailing über den neuen Zeitplan informieren oder nur die Auftragnehmer oder Lieferanten auswählen, die davon betroffen sein könnten. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass Auftragnehmer mit teuren Materialien und Geräten auf der Baustelle erscheinen, wenn Sie noch nicht bereit für sie sind.

Fazit

Projekte mit vielen Kunden und Partnern stellen viele in der Baubranche vor Herausforderungen.

Aber ein CRM-System kann nicht nur das Projektmanagement erleichtern, sondern die gesamte Customer Journey, vom Angebot bis zum After-Sales, verbessern.

Ein CRM-System kann Unternehmen dabei unterstützen, effektiver mit Auftragnehmern und Subunternehmern zusammenzuarbeiten und Bauprozesse zu systematisieren und zu automatisieren.

Es bietet eine umfassende und transparente Übersicht über wichtige Kunden- und Projektinformationen – an einem Ort. Mit nur einem Klick erhalten alle (oder berechtigte) Mitarbeiter des Unternehmens einen vollständigen Überblick über Ihre Kunden und deren Projekte.

Darüber hinaus hilft Ihnen ein CRM dabei, in einer sich schnell verändernden Arbeitsumgebung den Überblick zu behalten, indem es ein System bereitstellt, das die gesamte eingehende Kommunikation sortieren, strukturieren, kategorisieren und priorisieren sowie Standardprozesse automatisieren kann.

Durch den Einsatz eines CRM-Systems und die Umsetzung dieser Best Practices können Sie Projekte erfolgreich abschließen, erreichen Ihre Vertriebsziele und helfen Ihrem Team, mehr Verkäufe abzuschließen.

Vereinbaren Sie einen Termin für eine Produktdemo mit einem unserer CRM-Experten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit SuperOffice CRM Ihre Bauprojektziele erreichen.