MIT DEM CRM-SYSTEM DIGITALISIERUNG UND WACHSTUM VORANTREIBEN

DIE HERAUSFORDERUNG

Digitalisierung verändert den Kundenkontakt

Für viele Unternehmen ist die Digitalisierung eine Medaille mit zwei Seiten – so auch für Schwank. Zum einen können Firmen Interessenten im Verlauf ihrer Customer Journey an verschiedenen Touchpoints auf ihr Angebot aufmerksam machen, zum anderen wird es immer schwieriger, aus der breiten Masse hervorzustechen. Hinzu kommt: Interessenten haben einen Großteil ihrer Kundenreise bereits anonym absolviert, bevor sie den Anbieter ihrer Wahl kontaktieren. Unter Umständen wissen Unternehmen also bis kurz vor der Kaufentscheidung nicht, mit wem sie es zu tun haben.

Uwe Flohren, Vertriebsleiter bei Schwank: "Im digitalen Zeitalter sind Preisvergleiche an der Tagesordnung. Ein günstigeres Angebot ist nur einen Klick entfernt. Doch gerade bei komplexen, qualitativ hochwertigen und damit hochpreisigen Produkten ist es entscheidend, persönliche Beziehungen aufzubauen. Davon sind wir überzeugt.“

Umso wichtiger ist es, Daten über (potenzielle) Kunden und Projekte zentral zu bündeln, mit relevanten Informationen anzureichern und stets aktuell zu halten. In einem CRM-System wie SuperOffice sind alle Kunden samt ihrer Historie erfasst. So können Unternehmen die individuellen Kundenspezifika jederzeit im Blick behalten und die jeweiligen Anforderungen optimal erfüllen. Schließlich müssen die von Schwank ausgestatteten Hallen sehr verschiedenen Anforderungen genügen: Je nach Anwendungsfall bedarf es einer hochgradig individuellen Planung und Ausstattung mit Heiz-, Lüftungs- und Klimasystemen.

Projekte ganzheitlich verwalten

Vor diesem Hintergrund ist sich Schwank mehr als bewusst, welch zentrale Rolle ein CRM-System im digitalen Zeitalter spielt – und das nicht erst seit gestern. Das Unternehmen vertraut seit über 15 Jahren auf SuperOffice.

Uwe Flohren, Vertriebsleiter bei Schwank: "Wir nutzen SuperOffice über sämtliche Abteilungen hinweg – vom Außendienst über den Innendienst bis hin zum After-Sales. Die insgesamt 80 Nutzerinnen und Nutzer können auf alle Informationen über Personen, Projekte, Produktausführungen et cetera zugreifen. SuperOffice ist für uns nicht nur eine Datenbank, die eine 360-Grad-Sicht auf Kunden eröffnet. Wir nutzen das CRM-System als Projektdatenbank für eine ganzheitliche Steuerung und Verwaltung.“

Darüber hinaus versendet Schwank aus SuperOffice heraus regelmäßig Mailings und Newsletter. Damit verfolgt der Heizungsspezialist gleich zwei Ziele: Er hält Kunden über seine Produkte sowie Services auf dem Laufenden. So hebt das Unternehmen nicht nur vorhandene After-Sales-Potenziale, sondern stärkt auch die Kundenbindung. Zudem ist Schwank bestrebt, Interessenten als Neukunden zu gewinnen.

DIE LÖSUNG

Cloud-Migration für Höchstgeschwindigkeit

Um in Echtzeit auf Kunden- und Projektdaten zugreifen und entsprechende Prozesse noch effizienter gestalten zu können, entschied sich Schwank Anfang 2021 dazu, seine serverbasierte SuperOffice-Version in die Cloud zu migrieren – ein wichtiger Baustein der Digitalisierungs- und Wachstumsstrategie.

Kerstin Täsch, SuperOffice-Admin und Vertriebsassistentin bei Schwank: "Früher hat es bis zu einem Tag gedauert, die Daten zu synchronisieren. Haben Mitarbeitende neue Daten in SuperOffice eingepflegt, flossen sie zunächst an den Server und von dort an die anderen PCs – was mitunter einen großen Zeitversatz zur Folge hatte. Als dann die Cloud-Migration im Raum stand, war für uns sofort klar, dass wir SuperOffice behalten wollen. Das CRM-System ist intuitiv zu bedienen. Es ist mittlerweile zum Herz unseres Unternehmens geworden. Wir wollen und können nicht mehr darauf verzichten.“

Für die Cloud-Migration hatte Schwank ein halbes Jahr eingeplant. Bereits im März 2021 war die Testumgebung vorbereitet. Von Ende Juni bis Mitte August erfolgte die annähernd reibungslose Migration. Eine der wenigen Herausforderungen bestand darin, rund 100 windowsbasierte Vorlagen, darunter Kalkulationen mit Makros, in die Cloud-Version zu überführen. Nachdem dies gelungen war, ging das System im August live.

Komplexe Kalkulationen automatisch vornehmen

Neben Kundeninformationen, wie etwa Anfragen, Angeboten, Besuchsberichten und Rechnungen samt Abwicklungsspezifika, sind in der SuperOffice-Cloud auch komplexe Kalkulationen mit Makros hinterlegt. So lässt sich automatisiert berechnen, wie eine bestimmte Halle idealerweise zu heizen, zu lüften oder zu kühlen ist – was für die Angebotserstellung unverzichtbar ist. Legt ein Mitarbeitender ein neues Angebot an, öffnet sich die passende Vorlage direkt aus SuperOffice. Der Mitarbeitende trägt die relevanten Parameter ein und kalkuliert die nötigen Komponenten weitestgehend automatisch. Zugleich wird softwareseitig ein neuer Verkauf angelegt. Über die Vorschauansicht sind Angebote einfach zu überprüfen. Daneben können Mitarbeitende erstellte Angebote jederzeit bearbeiten und in 
SuperOffice auf Wiedervorlage setzen.

DER ERFOLG

Echtzeit-Informationen und hohe System-Performanz für schnellere Prozesse

Die Cloud-Lösung eröffnet den Mitarbeitenden Zugriff auf sämtliche Kunden- und Projektdaten – in Echtzeit. Das beschleunigt nicht nur die interne und externe Kommunikation. Aufgrund kürzerer Reaktionszeiten kann Schwank auch Anfragen schneller bearbeiten.

Uwe Flohren, Vertriebsleiter bei Schwank: "Dank der Cloud-Lösung erhalten wir Informationen aus SuperOffice nun auf Knopfdruck. Zugleich können wir uns darauf verlassen, dass unser System jederzeit verfügbar ist. Selbst umfangreiche Updates wirken sich nicht auf die Performance aus. Insbesondere unsere Vertriebsprofis wissen diese Zuverlässigkeit sehr zu schätzen."

Aufgrund der effizienteren Vertriebsprozesse ist Schwank seiner Konkurrenz stets eine Nasenlänge voraus. Das schlägt sich nicht zuletzt im angestrebten Wachstum nieder.

Uwe Flohren, Vertriebsleiter bei Schwank: "Ohne SuperOffice wäre unser Wachstum der letzten Monate und Jahre nicht möglich gewesen. Mit dem CRM-System werden wir unser Digitalisierungsvorhaben und unser Wachstum weiter vorantreiben. So sind wir für die Zukunft optimal aufgestellt."

Systemanbindung und Integration weiterer Tools geplant

Der nächste große Schritt ist, das ERP-System in die Cloud zu migrieren und mit SuperOffice zu integrieren. Darüber hinaus plant Schwank, Dashboards im CRM-System zu nutzen und so besser zu überblicken, welche Aufträge in nächster Zeit anstehen und wie hoch der Forecast ist.

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